摘  要：哲学社会科学评奖获奖成果档案管理与一般意义的档案管理不同，是一项特别的专门档案工作，以档案整理为核心内容，以档案保管、档案利用为基本内容，需要研究采用特殊的方式和流程来开展工作。其中，档案整理是获奖成果档案管理最关键、最重要的环节，需要明确整理内容、确定整理原则、制定整理方案、优化整理流程，才能有序清理档案材料，有效保护档案材料。档案保管是获奖成果档案系统存放和安全保护的重要内容，应建立完善的管理制度，配备必要的防护设施，保持获奖成果档案整洁有序，维护获奖成果档案的完整与安全。档案利用是获奖成果档案管理的最终目的，需要做好档案的开放利用和开发转化工作，为科学研究提供丰富的参考资料，为成果转化搭建有效的桥梁中介，充分实现获奖成果档案信息资源的潜在价值。哲学社会科学评奖获奖成果档案是科学研究、成果转化重要的资料库，具有强大的社会服务功能和指导作用，只有进行科学规范管理，才能更好地为繁荣哲学社会科学，推动地方经济发展作出贡献。

关键词：哲学社会科学；获奖成果；档案整理；档案保管；档案利用；流程优化

哲学社会科学是人们认识和改造社会的思想武器，是推动社会发展和人类进步的重要力量，其研究成果有力支持了公共决策科学化与民主化的进程。哲学社会科学评奖获奖成果既是一种财富，也是一种档案，具有重要保存价值。对四川省哲社奖获奖成果档案的电子文件进行项目排序与编号，对档案材料进行索引、排列与装盒是一项全新的工作，也是一种巨大的挑战，形成的档案管理规范和操作办法具有很强的现实应用价值，可长期用于规范管理哲学社会科学评奖获奖成果的整理、保管与利用，既有利于获奖成果数据库的建立和完善，又有利于获奖成果的应用和推广，更是一件丰富哲学社会科学大数据的有益尝试，对于制定哲学社会科学评奖获奖成果档案工作标准，建立具有空间查询检索功能的哲学社会科学评奖获奖成果管理信息系统，构建哲学社会科学评奖获奖成果档案管理机制具有巨大推进作用。只有建立完善的哲学社会科学评奖获奖成果档案管理制度，才能更好发挥出哲学社会科学评奖获奖成果档案的价值。

一、获奖成果档案的概况

四川省哲学社会科学优秀成果评奖始于1984年，在国内属于组织开展软科学成果评奖起步较早的省份。第一届参评成果为1978年12月至1983年12月期间的，此后，两年一次定期开展并形成工作常态，至今已有16届，共评选出荣誉奖、一等奖、二等奖、三等奖、优秀奖等优秀成果5,212项。四川省哲学社会科学优秀成果评奖活动的持续开展，在一定程度上客观地反映了四川省的科研生产力，形成了宝贵而巨大的“思想库”，为进一步调动广大科研人员从事哲学社会科学研究的积极性，推进哲学社会科学学科体系、学术观点和科研方法创新，繁荣四川省的哲学社会科学，推动四川省科学发展作出了重要贡献。

（一）累积数量巨大

四川省开展哲学社会科学优秀成果评奖已有30年历史，除第一届因多年成果累积数量特别多外，之后每届的获奖优秀成果保持在200-400件左右，其中2010年的第十四届获奖成果数量最多，为413件。总体来看，四川省哲学社会科学优秀成果评奖的获奖成果数量多，达到5,000多件，并且获奖成果一届比一届多，呈现出逐届增长到稳定持续的趋势（见表1）。随着评奖程序的逐步完善，经各学会、市州社科联、高校社科联初评筛选掉的成果约占申报到四川省哲学社会科学评奖委员会的90%，经省评奖委员会评审、复审、终审掉的上报成果约占一半。由此可见，每届以个人、集体、单位名义申报评审的成果近万件，侧面充分反映出四川省哲学社会科学的科研生产力巨大，呈现蓬勃发展的态势。特别是从2014年第十六届开始的取消优秀奖增加三等奖数量的举措，将会更进一步刺激和调动四川省哲学社会科学研究人员的积极性，生产出更多更好的优秀成果。

表1  四川省哲学社会科学评奖第1-16届获奖成果数统计表        单位：项

注：数据来源：四川省社会科学界联合会、四川省哲学社会科学评奖委员会。第一届设有四等奖，本表纳入优秀奖进行统计。

（二）奖项设置齐全

四川省哲学社会科学优秀成果评奖的奖项设置是一个由无到有逐步完善的动态发展过程。在奖项设置方面，四川省哲学社会科学优秀成果评奖设有荣誉奖、一等奖、二等奖、三等奖和优秀奖，其中荣誉奖和一二三等奖由四川省人民政府颁发证书奖金，是获奖人员考核、晋级、评审专业技术职称、享受有关待遇的重要依据；优秀奖由四川省社会科学界联合会颁发。在奖项分配方面，荣誉奖一般控制在1%左右，一等奖一般控制在5%以内，二等奖一般控制20%以内，三等奖一般控制在50%左右，优秀奖一般控制在30%左右（见表2）。在奖项改革方面，第1届设有四等奖，此后改为优秀奖，其中第5、6届没有优秀奖，并从第16届开始取消优秀奖增加三等奖数量，这种改革尝试对获奖人更为重要，是对研究成果价值更高的认可，更加有利于促进优秀成果的生产。在评奖标准方面，同起步阶段的评审相比，现行标准比较细致明确、覆盖面大、更具操作性，获奖成果更具学术水平、应用价值、社会效益或经济效益，研究内容以四川省经济和社会发展的理论与实践问题为主，并具有较高学术水平或重要应用价值，其中荣誉奖主要授予德高望重，学术造诣较深，年龄70岁以上，曾获二等奖及以上，参评个人成果符合二等奖及以上标准的知名专家；一、二、三等和优秀奖主要按照学术水平、学科贡献、应用价值、国际国内影响等原则颁发给对学科、经济、政治、文化、社会发展有重要作用的基础理论、应用研究、科普读物、工具书、译著和古籍整理等。

表2  四川省哲学社会科学评奖第1-16届获奖成果各奖项所占比例       单位：%

注：数据来源：四川省社会科学界联合会、四川省哲学社会科学评奖委员会。第12届无荣誉奖，第5、6、16届无优秀奖。

（三）学科分类众多

从学科结构上看，四川省哲学社会科学优秀成果评奖共有29个一级学科分类，包含了277个二级学科，几乎涵盖了哲学社会科学的所有一、二学科（见表3）。其中一级学科有马列·科社、党建、党史、政治学、国际问题研究、哲学、宗教学、理论经济、应用经济、统计学、管理学、法学、社会学、人口学、民族问题研究、中国历史、世界历史、考古学、中国文学、外国文学、语言学、体育学、教育学、新闻学与传播学、图书情报与文献学、艺术学、宣传文化类、志书类、综合类，唯有军事学^[1]因学科特殊性未列入。从学科分布来看，获奖最多的学科是经济学、管理学、教育学、社会学等，其研究内容同四川省经济和社会发展的理论与实践问题紧密联系，应用性更强，其中理论联系实际，关注四川省经济社会发展全局性的应用对策研究成果占获奖总数的60%多，特别是党和政府广泛推广应用的对策研究成果在高等级奖项成果中的比例更大。

表3  四川省哲学社会科学评奖第1-16届获奖成果29个一级学科分类统计表          单位：项

注：数据来源：四川省社会科学界联合会、四川省哲学社会科学评奖委员会。一级学科分类按四川省社科评奖管理系统设置划分。

（四）分布覆盖面广

哲学社会科学优秀成果获奖项目的分布情况在一定程度上反映了省内高校、党校、科研院所、市州及机关社科工作者哲学社会科学的研究能力、学术地位和科研管理水平。从获奖类别分布看，应用性对策研究成果约占获奖总数的60%，基础类及综合研究成果约占从获奖地区分布看，获奖总数的40%，真实体现了四川省哲社评奖的指导思想。从获奖单位分布看，获奖成果集中分布在高校、党校，其中高校、党校研究成果约占获奖总数的75%，科研院所研究成果约占获奖成果总数的10%，市州社科工作者研究成果约占获奖成果总数的6%，机关社科工作者研究成果约占获奖成果总数的9%，，客观反映了四川省哲社研究队伍的规模状况。从获奖者分布看，专业科研人员较多，实际工作者较少，老专家、老教授较多，青年学者较少，业务人员较多，领导干部较少，准确表现了四川省哲社研究人员的结构层次。从获奖地区分布看，获奖成果集中分布在成都市（见表4），即便重庆市直辖前也是这样，其中成都市在第1-16届共有获奖成果3818件，占获奖成果总数的73.25%，在重庆市直辖后更是达到79.31%，最少的是资阳市，只有4项，仅占获奖成果总数的0.08%，侧面表现了四川省哲社研究机构的聚集程度。另外，在外省获奖成果中，共有8项获奖成果（重庆市在1997年之前属四川省辖市，其成果计为其他，未计入外省），这些成果大多有省内合作者代为报奖。

在地区分布方面，根据获奖成果数的多少，我们可以将四川省现有的21个市州分成3个方阵。第一方阵：成都市（获奖成果数超过300项），第二方阵：南充市、绵阳市、乐山市、达州市(获奖成果数在50-300项)，第三方阵：攀枝花市、凉山州、雅安市、宜宾市等16个市州（获奖成果数少于50项)。需要特别说明两点，一是四川省的行政区划在近30年的变动很大，同现在的市州¹分布有很大差异，在统计中按原所属地进行；二是近年有部分高等院校²向成都市聚集，进一步加剧了四川省哲学社会科学评奖获奖成果的集中程度。

表4  四川省哲学社会科学评奖第1-16届获奖项目地区分布统计表         单位：项

注：数据来源：四川省社会科学界联合会、四川省哲学社会科学评奖委员会。其他指外省，主要有重庆市（直辖后为1项）、北京市（3项）、上海市（1项）、云南省（1项）、安徽省（1项）、新疆维吾尔自治区（1项）。

二、获奖成果档案的整理

档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容^[2]，是对档案材料按照既定原则和方法进行分类、排列、编号、编目和装盒的一种条理化、有序化工作。对于四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案管理来说，档案整理是最关键、最重要的环节，目的在于科学管理获奖成果档案，充分发挥获奖成果档案的作用，更好地为四川省的社会经济发展服务。

（一）获奖成果档案的整理内容

四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案整理的目的在于把散乱的档案材料（指获奖项目的评审表、申报成果、佐证材料等）用科学的方法进行系统有序清理，充分反映出档案材料的历史联系和本来面貌，为档案材料的安全管理和便捷利用创造良好条件，为四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案数据库的建立打下良好基础，为四川省哲学社会科学评奖获奖成果的应用与推广做好铺垫工作，进而有效发挥出四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案材料的利用价值。

四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案具有六个特点，这是做好档案整理工作必须事前了解的情况。一是档案总量多，共有5,212卷；二是时间跨度大，从1978年12月到2013年12月共有35年，涉及16届获奖成果；三是奖项设置全，四川省哲学社会科学优秀成果评奖设有荣誉奖、一等奖、二等奖、三等奖和优秀奖（第1届设四等奖），共有5类；四是学科涵盖广，几乎包含哲学社会科学所有一、二学科，共有29个一级学科分类277个二级学科；五是成果形式杂，包括专著（含编著）、译著、论文（含论文集、系列论文）、研究报告（含调研报告）、科普读物、工具书（含资料书）、古籍整理，包括公开发表出版和未公开发表出版的研究成果，共有7种；六是档案材料杂，包括申报成果、评审表、佐证材料（含省部级及以上领导或党政机关采用、推广所出具的证明；已经结题的国家社科基金、省社科规划项目的结项证书；与成果有直接关联的文章、书评、收录证明）等。

对于四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案整理的内容来说，虽然在档案内容整理方面不存在对档案文件真伪的鉴别和客观性的考证，但是在档案材料整理方面具体有四项工作：一是纸质档案数字化，由于历史和计算机应用的原因，四川省第1-5届哲学社会科学评奖获奖项目信息只有纸质文件，没有电子文件，这需要先期进行数字化，为后面的分类、组合、排列、编号、编目工作做好准备工作，也为形成获奖项目数据库打下基础；二是电子文件收集与校对，需要在四川省社会科学界联合会网站³“获奖目录”中下载，由于信息公开和时间久远等原因，网站中获奖目录近年才开始完善，除2012年第15届和2014年第16届⁴是实时同步公布，其余届次的信息均是于2012年7月和2013年3月分两次补充的，其公布的WORD文件同每届的纸质汇编资料比较，有错字、漏项问题，需要二者对照勘误；三是文档转换，由于WORD文件在分类、组合、排列、编号、编目、统计以及数据库文件转换方面没有EXCEL文件那么便捷好用，需要在WORD文件中的字段间插入制表符转换成EXCEL文件，然后对每届的每件获奖项目分别进行档号分类、排序与编号；四是档案材料条理化，首先需要做好档案袋贴目与排序，然后根据散乱的获奖成果材料通过电子文件查找档号和分类组卷，最后将所有相关材料（包括获奖项目的评审表、申报成果、佐证材料等）装入相应档案袋并放回原序列，保持档案案卷排列有序化，这是档案整理工作最重要的一环，需要仔细对照和复核，保证档案材料的完整性和对应性。

（二）获奖成果档案的整理原则

四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案属于科研档案的一种，是科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据等形式载体的文件材料，是科学研究活动的真实记载，也是一项重要的信息资源和知识宝库，更是对四川省经济、政治、文化、社会和学科发展有重要作用的宝贵财富。对于档案整理来说，尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则^[3]，在案卷构建中应做到：保持主体构件之间的有机联系，方便档案管理和利用，切实可行，经济高效^[4]。对于获奖成果档案来说，按照国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》⁵加强科研档案管理工作，充分发挥科研档案在社会主义现代化建设中的作用的要求，四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案的整理原则确定为安全规范原则、标准统一原则和分步实施原则三大原则。

 1.安全规范原则

安全规范是四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案整理的基本原则，要求规范整理获奖成果档案，切实维护档案材料的完整性，有效保证档案材料得到安全管理。在获奖成果档案材料的筛选过程中，应充分研究利用每袋评审材料的原有基础和本来面貌，通过评审表信息查找获奖成果（论文、专著等）和佐证材料等，通过成果名称查找获奖成果档号，同时筛选掉未获奖成果材料，把申报成果归入备用资料类。在获奖成果档案材料的整理过程中，尽量保持每袋评审材料的原有体系和联系，切忌同时打开多袋评审材料打乱重整，这既是对获奖成果申报人和评审人劳动的尊重，也是对申报人整理基础和评审人材料装袋工作的充分利用，更是提高获奖成果档案整理工作质量和效率的有效途径。在获奖成果档案材料的管理过程中，需要对破损档案材料进行及时修复，并对缺失的获奖成果（论文、专著等）另行争取经费购买补充。

 2.标准统一原则

标准统一是四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案整理的重要原则。档案整理工作是一项重复使用规则的共通性活动，在档案整理过程中充分应用标准统一原则可以获得最佳秩序和效率，有助于维护档案材料的完整与安全，有助于建立科学规范的档案工作制度，有助于推行档案管理工作标准化，有助于档案信息的便捷利用。标准统一是获奖成果材料实物、电子文件、档案整理三者之间的有效桥梁。在四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案整理过程中，首先应进行排序与编号，即对历届获奖项目的电子文件信息按照统一的数据名称、类型、格式、字段进行处理，以便快速进行编目打印和档号查询，然后进行实物索引、组卷与装袋，即对历届获奖成果材料实物的评审表、成果材料（论文、专著等）、佐证材料（采用证明、结项证书、关联文章、书评、收录证明等）通过电子文件查找档号并进行有序化排列和装袋，从而剔除低效的多余环节，精炼出高效的必要环节，保持获奖成果材料实物、电子文件、档案整理三者相关因素之间的有机联系，达到档案整理工作高效率的目的。

 3.分步实施原则

分步实施是四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案整理的关键原则。在获奖成果档案整理过程中需要通过分步实施、先易后难、循序渐进的方式进行流程管理，促使每步操作都得到管控，从而保障档案整理程序适用、档案整理材料安全、档案整理工作经济。分步实施的步骤是先下载获奖项目文件（第1-5届获奖项目信息需首先进行纸质档案数字化），校对文档信息，转换文件格式，再对每届的获奖项目进行项目排序与编号，然后对每届的获奖成果材料进行实物索引、组卷与装袋。在文档转换过程中应统一文件格式和数据结构，兼顾数据传输与控制，为数据库的建立打下良好基础；在获奖材料组卷过程中应保持材料的原有基础和有机联系，注意材料的完整与安全，并在电子文件中注明缺少材料的类别，以便统计和补充；在档案材料上架过程中应注意按照获奖成果档案的届次从小到大、奖项从高到低、位置从上到下、顺序从左到右的依次进行排列，达到最优化的分类组合状态，既便于管理也便于利用。

（三）获奖成果档案的整理方案

为规范整理四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案，依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求，结合奖获奖成果档案的整理内容、整理原则和实际情况，形成具体的整理方案。

 1.工作目标

采用项目目标管理模式与理念，制定科学合理的整理流程，实行统一的立卷标准，把散乱的材料整理成有序的档案，维护获奖成果档案的完整与安全，达到利于保管，便于利用的目的。

 2.工作内容

一是获奖成果项目排序与编号，包括第1-5届获奖项目信息数字化，第6-16届获奖项目文件下载、信息校对与文档转换，并对每届每件获奖成果逐类按序编制档号，档号编制须反映获奖成果档案的分类体系和物理位置。二是获奖成果实物索引、分类组卷与入库排架。

 3.整理范围

四川省哲学社会科学评奖第1-16届获奖成果所有奖项，包括荣誉奖、一二三等奖和优秀奖。获奖成果材料包括评审表、成果材料（论文、专著等）、佐证材料（采用证明、结项证书、关联文章、书评、收录证明等）。

 4.整理方法

在整理工作的开展过程中，按照整理流程逐步依次进行，做到实物档案与电子文件一一对应；同一获奖的材料原则上不能分散，一般应装成一袋；材料较多的获奖项目可装多袋，须在档号后加注。在分类组卷时，充分利用每袋评审材料的原有基础筛选出获奖材料，对材料不完整的应在电子文件中备注清楚。

 5.入库排架

整理好的案卷在入库时应面对柜架按档号从小到大，从左到右，从上到下依次排列，并编制出排架位置表，同时注意防火、防尘、防潮和节省空间。

（四）获奖成果档案的整理流程

进行四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案整理的目的在于更好地保管和利用获奖成果档案，这是进行获奖成果档案管理的基本出发点，也是开展获奖成果档案整理工作的最终要求。因此，在进行获奖成果档案整理工作的全过程中，需要始终如一贯彻落实利于管理便于利用的精神。

在四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案整理工作的开展过程中，实行项目流程管理十分重要。在项目的起始过程中，需摸清获奖成果档案的基本情况，包括获奖成果档案的总量、届次、奖项设置、材料类型、资料构成等情况；在项目计划过程中，需拟定工作目标、工作计划，明确获奖成果的整理内容，并设计出获奖成果档案整理流程；在项目实施过程中，由于总体工作量巨大，需临时外聘人员来完成这项专业性较强的业务工作，特别是档案材料的完整性判断有难度，因此需要在工作前组织整理人员进行业务培训，布置工作任务，协调人员关系，激励项目团队按时保质完成既定工作计划；在项目控制过程中，需确定获奖成果档案整理的工作原则和步骤，并在过程中根据实际情况采取纠偏措施，对容易出现问题的关键环节要预先筹划并告知全体整理人员，保障项目过程顺利运行，项目目标顺利实现；在项目结束过程中，需做好项目结束的管理工作和活动。这样，整个获奖成果档案整理工作才是持续、协调、流畅的活动，既能避免相互推诿和怠工，有效管控各个流程，又能快速建立相互促进和合作的工作团队，提高项目工作效率。

对于获奖成果档案的整理流程（见图1），可分为七个步骤进行。第一步，电子文件下载与信息校对，第1-5届的获奖项目信息需对照四川省哲学社科评奖委员会办公室编印的汇编资料数字化，第6-16届的获奖项目信息需在四川省社会科学界联合会网站“获奖目录”中下载WORD文件，并以每届的汇编资料为准进行校对，做好电子文档的查漏补缺与纠错。第二步，文档格式转换，WORD文件的项目排列、数量统计功能不及EXCEL文件强大，也不便于转换成数据库文件，需要在WORD文件中的字段间插入制表符转换成EXCEL文件，以便更好进行获奖项目分类、组合、排列与统计。第三步，获奖项目排列编号，是指对每届每件获奖项目按顺序赋予档号编排条目，目的便于对获奖成果档案进行著录和标引，其档号⁶=年度号+社科档案分类号+案卷号，即“评奖年”+“社科档案一级类目代号SK与二级类目代号⁷（届次）”+“奖项代号（荣誉奖为R、一等奖为A、二等奖为B、三等奖为C、优秀奖为D）与案卷顺序号⁸”构成，其中“年度号”、“社科档案分类号”与“ 案卷号”之间用连接符号“-”连结，如1988年四川省第三届哲学社会科学评奖一等奖第4号获奖成果“简明古汉语词典”的档号设定为“1988-SK03-A004”。第四步，案卷目录粘贴与排序，筛选获奖成果的档号、成果名称、成果形式和第一获奖人作为档案案卷目录，按照EXCEL文件行高64.5磅⁹进行打印、剪裁、粘贴在档案袋上，案卷目录粘贴好的档案袋按奖项级别从高到低、档号从小到大进行排序，以便在档案整理过程中查找和装袋。第五步，获奖材料档号查找，根据每袋相对集中的评审材料实物的成果名称的主题字段通过电子文件查找档号，确认无误后抽取对应的档案袋，对于未获奖的评审材料集中另行按要求处置。第六步，获奖材料组卷，根据查找到的获奖材料，检查卷内文件材料是否齐全后，才能将档案材料按照评审表、申报成果、佐证材料的顺序依次装入档案袋中，并按档号顺序排架。对于材料不完整的，应在电子文件中备注。对于获奖项目材料较多，可装多袋，须在档号后加注，如某项获奖成果档案需装袋成三份，应在档案袋案卷目录后依次标注3-1、3-2、3-3字样，表示本案卷共有3份，分别是第几份。第七步，编制排架位置表，要求位置表与档案实物排列对照，位置详细准确。在具体实施过程中应充分利用每袋评审材料的原有基础，保持袋内材料间的内在联系，由慢到快，由生疏到熟练，循序渐进，注意材料形式、内容、时间方面的固有规律并仔细对照，保证获奖材料与档案编号的对应性。

档案整理是获奖成果档案管理工作中一项承上启下的活动，需要设计和优化档案整理流程，促进档案管理工作各个环节良性运行和协调发展。通过档案整理可以进一步了解获奖成果的概况，检验获奖成果档案收集工作的质量，促进获奖成果档案管理工作的改善与提高。通过档案整理可以进一步促进获奖成果档案的有效保护，既有利于获奖成果档案完整性、安全性的维护，也便于获奖成果档案的查询、统计和利用。通过档案整理可以进一步完善获奖成果档案资源信息，全面体现获奖成果档案的价值，有力规范获奖成果档案的管理，为建立获奖成果档案的多元检索利用体系奠定坚实基础。可见，档案整理工作是获奖成果信息资源开发的重要基础，档案整理流程的标准化程度和科学化水平直接广泛影响获奖成果档案的有效保管与便捷利用，也只有整理好的获奖成果档案，才能更好促进哲学社会科学研究，更好发挥出获奖成果档案的社会经济价值。

三、获奖成果档案的保管

保管是获奖成果档案系统存放和安全保护的一项重要内容，应建立完善的管理制度，配备必要的防护设施，保持获奖成果档案整洁、有序，切实有效地维护获奖成果档案的完整与安全，便于调用。

（一）保管期限

保管期限是鉴定档案保存价值的依据和标准。根据《中华人民共和国档案法》的要求，结合四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案的学科专业特点和长远应用价值，保管期限统一全部设定“永久”，充分体现获奖成果档案对社会主义事业各项工作以至永世久代具有的查考作用，需要采用先进的档案保护技术，防止获奖成果档案的破损、褪色、霉变和散失^[5]。对于破损、褪变的档案要及时修补或复制。对于购买补充的获奖成果材料，应严格检查核对和消毒灭菌处理后，再按主题内容查找出对应的案卷，插入卷内相应的位置，并在电子文件中标注。档案管理人员应定期除尘，保持库房的清洁卫生，避免获奖成果档案褪色，确保获奖成果档案完好无损。

（二）库房要求

库房是获奖成果档案保护和贮存的重要场所和基础设施，也是获奖成果档案提供利用的中心，需要采用专用库房保管，并设专人负责管理。库房应符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)要求，功能齐全，设施完善，满足获奖成果档案整理、保管和利用工作的需要。库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。库房内不得堆放杂物或与获奖成果档案无关的物品。库房内应具有温湿度控制（温湿度计、除湿机、空调机）和吸尘设备，自动喷淋灭火设施，烟雾报警系统，消毒灭菌设备，窗帘最好使用深色不透光，照明最好不使用日光灯。库房温湿度控制由专人负责，每天记录，温度保持在14-24℃，相对湿度保持在45-60%。

（三）安全管理

安全管理是保障获奖成果档案处于安全状态的根本环节，需要在技术上、组织上和管理上采取有力的措施，解决和消除各种不安全因素，防止事故的发生。在库房管理中，应坚持“以防为主，防治结合”的方针和“安全防范，科学管理，利用方便”的原则，做到“专人管理，明确责任，防火防盗，做好记录”；在日常管理中，要做到“严禁吸烟，杜绝火种，注意通风，注意避光，搞好清洁，防湿防潮”；在人员离岗时，要做到“查库、关窗、关水、断电、锁门”（见图2）。同时要求每位进出库房的人员时刻牢记“隐患险于明火，防范胜于救灾，责任重于泰山”，努力做到“预防在前，学习在前，预案在前”，并定期组织安全检查，发现问题及时解决，并记录在案。

四、获奖成果档案的利用

档案工作的最终目的在于档案的开发和利用^[6]。对于获奖成果档案来说，开放利用和开发转化是获奖成果潜在价值的实现过程，也是获奖成果进行档案管理的根本要求。获奖成果档案属于特殊的专门档案，其利用服务具有公共性和公益性^[7]，可通过依照相关规定、主动开放或不断完善档案服务方式和手段等途径开展利用工作，不断提高获奖成果档案开发利用的能力，更好地服务于现代化建设，服务于社会经济发展，服务于人民群众。

（一）档案开放

档案开放是通过一定方式向社会公开，解除“禁闭”，允许用户在履行简便手续后进行检索查阅^[8]。因此应积极创造物质条件、检索条件和制度条件，配备检索工具、阅读场所和复制设施，确立开放期，主动为获奖成果档案的开放利用提供方便，既有效保护获奖成果的所有权，又有力促进获奖成果的利用、开发和转化工作。档案利用活动的最终目的是通过提供档案信息满足利用者的需求，利用者始终处于核心地位，如果没有利用者的参与，再好的信息内容，再科学的利用手段也是无济于事的^[9]，因此获奖成果档案管理人员应熟悉馆藏，主动热情提供利用服务，充分发挥出获奖成果档案信息资源的功能，不断提高获奖成果档案的社会经济效益。获奖成果管理中心应建立严格的利用登记制度，有效管理获奖成果档案的调阅和归还（见图2）。在获奖成果档案利用提供中，利用者应按相关规定办理利用手续，填写《获奖成果档案借阅登记表》，对于借出的档案要按期归还，不得损坏或丢失。在获奖成果档案利用开发中，开发者应严格遵守国家和科技保密、专利等法规和制度，不得泄密和抄袭。在获奖成果档案利用结束后，档案利用者和开发者应对档案利用开发的社会、经济效益情况如实填写在《获奖成果档案利用效果登记表》上。

（二）档案开发

获奖成果档案是科学研究的真实记录，是实现科研成果转化为生产力的重要载体。档案信息资源开发是积淀科学技术、传承科技知识、进行科技传播的有效途径^[10]。建立较为完善的哲学社会科学成果转化机制是推动哲学社会科学成果转化的关键所在^[11]。四川省哲学社会科学评奖获奖成果具有较高学术水平或重要应用价值，对学科、经济、政治、文化、社会发展有重要作用。因此应借助四川省社会科学重点研究基地“四川学术成果分析与应用研究中心”的力量，依托广大哲学社会科学工作者的优势，运用现代科技手段，形成丰厚的获奖成果档案信息数据库，创建便捷的获奖成果档案信息检索系统，探索哲学社会科学服务社会的新模式，为哲学社会科学研究和成果转化搭建有效的平台。应加大获奖成果档案的利用、开发、转化力度，大力宣传获奖成果资源信息，为科学研究提供丰富的参考资料，为成果转化提供有效的桥梁中介，切实推进获奖成果生产力转化的力度，充分实现获奖成果档案的社会效益和经济价值。应加大获奖成果档案宣传、推广的深度，使获奖成果在党和政府决策、在推进四川物质文明、政治文明、精神文明与和谐社会建设中充分发挥作用。

结束语

档案是人类社会实践活动过程中直接形成的具有保存价值的信息符号，既是知识的积累，也是知识的信息表述，因而是一种信息资源^[12]。哲学社会科学评奖获奖成果既是一种财富，也是一种档案，具有重要保存价值。档案管理应积极响应社会和经济发展需求，扩大科技档案管理范围，设计出程序规范、操作方便的归档流程，丰富档案管理的功能、途径与方法，促使获奖成果得到便捷利用和高效转化。进行四川省哲学社会科学评奖获奖成果档案管理研究是一项全新挑战，其研究成果的应用性强、价值大，可长期应用于规范管理哲学社会科学评奖获奖成果的整理、保管与利用，既有利于获奖成果数据库的建立和完善，又有利于获奖成果的应用和推广，更是一件丰富哲学社会科学大数据的有益尝试，对于制定哲学社会科学评奖获奖成果档案工作标准，建立具有空间查询检索功能的哲学社会科学评奖获奖成果管理信息系统，构建哲学社会科学评奖获奖成果档案管理机制具有巨大推进作用。因此，在获奖成果档案的整理过程中，需要在前端控制、全程管理理论的指导下，遵循档案整理原则，明确获奖成果档案整理的范围、内容、要求，以文件的历史联系为依据，首先对获奖成果的电子文件进行分类、排序与编号，然后对案卷目录进行印制、粘贴，再来对获奖成果的档案材料进行索引、清理、装袋和排架。在获奖成果档案的保管过程中，需要建立完善的管理制度，配备必要的防护设施，保持获奖成果档案整洁有序，从而维护获奖成果档案的完整与安全。在获奖成果档案的利用过程中，需要积极主动做好档案的开放利用和开发转化工作，为科学研究提供丰富的参考资料，为成果转化提供有效的桥梁中介，充分实现获奖成果档案信息资源的潜在价值。哲学社会科学评奖获奖成果档案是科学研究、成果转化重要的资料库，具有强大的社会服务功能和指导作用。只有形成“流程不繁琐、条目不糊涂、标准不过时、资源不流失”的档案管理格局，才能达到获奖成果档案整理规范、保管安全、利用便捷、效率最优的目标，才能充分发挥出哲学社会科学评奖获奖成果的经济效益和社会影响。

参考文献

[1]GB/T 13745-2009.中华人民共和国学科分类与代码国家标准[S].中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局、中国国家标准化管理委员会,2009.

[2]曾驿涵.谈档案的整理工作[J].赤子,2012(08):143.

[3]张娟,李加才.事由原则与来源原则在本质理念上的统一—工程项目档案整理引发的思考[J].档案学通讯,2011(02):84-87.

[4]伍振华,关小川,郭鹏.案卷是档案的典型微观存在形态——档案整理理论框架重构初探[J].档案学通讯,2007(06):25-31.

[5]韩秋黎.谈修订后的《高等学校档案管理办法》[J].中国档案,2008(12):31-32.

[6]汪洁.高校科研档案管理存在问题及对策研究[J].浙江海洋学院学报(人文科学版),2011(02):94-96.

[7]杨霞.专门档案利用服务的问题与对策分析[J].档案学研究,2012(02):43-46.

[8]范园园.档案开放利用研究——以中山市档案馆为例[J].中山大学硕士论文,2010.

[9]胡燕.关注利用者——接受理论及其对档案利用工作的启示[J].档案学通讯,2012(06):38-41.

[10]纪慧梅.论档案信息资源开发的基本规律[D].上海大学硕士论文,2007.

[11]郑文涛.哲学社会科学成果转化机制对策研究[J].科技管理研究,2008(12):509-510.

[12]武立.科技档案管理存在问题分析与对策[J].档案学通讯,2009(04):88-91.